伍.報關行帳務人員的流程管理
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-1:帳務人員將新的案件逐一建立客戶群資料,及每一經辦之出口案件檔案.
1>.建立每一經辦案件的檔案.
於廠商所提供的基本文件,經初步的審核,並將有不符的條款,由理單主管通知出口商後,取得出口商對此案件的經辦意見共識後,即可交由帳務人員,建立經辦案件的檔案資料庫.此項職務可因報關行本身的規模大小,或經辦動線的規劃來決定,於理單主管簽註完理單應注意事項後,應由帳務人員登錄;或由理單主管自行於派交理單員前,自行登錄.
2>.共用性的檔案資料庫特色:
帳務資料檔名稱,可能會因每一家電腦軟體公司的設計不同,故會有不同的自選設定之名稱,不過共同的特色,
為記錄所有經辦的案件,
可供調閱資料管理,
帳單(收入)管理,
付款(支出)管理,
稅金繳計管理,
資產(盈虧)管理,
本案將以報關業使用最早的資料管理DBase Pluse之軟體程式,所設計之 CUS87資料庫檔案,做為本章節之範例介紹.
此資料庫檔案的目的,為對所經辦的案件,於過程中建立概略性的資料,方便以後的查詢,及以一次的登錄共用資料後,可供多種表格的列印取用,以避免因重複建立基本的概略資料,而浪費時間,CUS87的資料庫,有和CBS程式中DATA FILE(檔案輸入)異曲同功之效果.
3>.檔案資料庫組成的欄位:
此軟體CUS87資料庫包含下列的資料.即整個CUS87程式,為由下列欄位組成.
3-1:識別編號區
3-2:進出口商名稱
3-3:副報單回收記錄
3-4:商港建設費單遞送記錄
3-5:應付港口通關費用明細資料
3-6:開出代支款項/應收帳款的明細記錄
3-7:開出支票的兌現核銷記錄
3-8:收回支票的明細記錄
3-9:收回支票的兌現核銷記錄
3-10:收回款項沖銷多(或單)筆代支款明細
3-11:通關理單人名及載入的月份別
3-12:本案件的基礎資料,如件數 報單號碼 進出口港
3-13:本案件應收款帳單明細
3-14:本案件應開發票款明細
3-15:及其它的管制代碼
4>.運用檔案資料庫的管理用途:
本資料庫可以提供下列的列印表格,供管理用途.以方便每一筆案件的資料管理,也可以對整個公司,或任一廠商客戶,於任何期間,或任一理單員的,或任一銀行帳號動態,都能掌握,並藉之達到管理和核銷之追縱作業.
4-1:列印每月應付款港邊的報關費用明細總表
4-2:列印代任一客戶墊支的船公司費用明細表,(可設定已回收或未回收)
4-3:列印全公司(或任一廠商)應收未收款的明細總表
4-4:列印每日代墊款的回收轉存入銀行的明細表
4-5:列印本公司開立服務應收之帳單總表
4-6:列印任一理單員任一月份的經辦資料總表
4-7:列印全公司的每一營業案件(或任一客戶)(或任一期間),概略性的通關資料明細,
於帳務的作業系統上,公司是採用DBase Pluse的套裝軟體,取其可量大快速易學,可多種變化組合之巨集作業優點,提供帳務人員於建立一個資料庫後,可以做多種的帳務管理用途.
5>.檔案資料庫的功能種類:
於本書介紹CUS87資料庫的登錄作業同時,實際上是在介紹CUS87資料庫的功能,它並非祇有在記錄到底有幾筆案件接辦,它實際上的功能為:
5-1.記錄案件編號,及概括內容,使文件於歸檔後,若干日子後,調閱查尋方便.
5-2.記錄海關副報單的核發狀況
5-3.記錄海關商港建設費的核發狀況
5-4.記錄支票的支出明細及用途,和管制核銷
5-5.記錄廠商每月應收帳款的總額
5-6.記錄回收款的收入及存入銀行明細,和管制核銷
5-7.記錄職員的經辦案件筆數及營業績效
5-8.記錄每筆應收帳款的明細
5-9.列印各種帳單及表格
5-10.列印資產及盈虧的統計資料
所以於本章中,筆者將詳細的介紹CUS87資料庫的輸入方法,而讀者所屬的報關行,若為小型之報關行時,亦可於經營中,利用電腦當會計,擺除以往需有獨立的帳務(會計)人員之開銷,更可利用這些數據資料,將報關業務,做最有效率的經營,亦可將財務做最良好的規化,使經營者可心無旁騖的專精於報關專業職務的經營,無需再為繁縟的帳務作業,而需花費大筆時間.金錢.和精神,另者於人事職務調換或更遞時,也才不會有受制於帳務人員,而難予推展的困擾.
於操作上,讀者需參考DBase Pluse的指令,可依自己的管理意向,及自己經營的環境,擴大或縮小運算,或列表的範圍,以達到因地制宜的主動及自動要求.亦可自電腦書籍中的有關DBase Pluse的叢書中,簡易的字我研習出各項延伸性的指令,以使所屬報關行的帳務管理變得更為簡捷扼要.
6>.建立客戶名冊記事庫:
此部份可以區分為兩大類:
6-1:向國貿局申請「出進口廠商登記卡」.
每一出口廠商若從事經常性的進出口貿易商務時,為統一其對外之英文署名,故國貿局對此類的廠商進行全國性的英文名稱統一管理, 「出進口廠商登記卡」亦自八十八年八月一日起簡化到剩下「營利事業統一編號」「核發日期」「廠商中文名稱」「廠商英文名稱」「營業中文地址」「營業英文地址」「負責人」「電話」「傳真」等九項,舊卡仍繼續有效直到換發新卡為止; 於目前進出口廠商登記作業非常的簡化,大都委託會計師或報關行或專門辦理此項登記作業的行號辦理,其登記作業程序如下:
i.商擬辦理出進口廠商登記前，應先確認營業項目載明為「經營出進口或買賣業務者」,始可辦理英文名稱預查.
ii.英文名稱預查的中請，除可以書面方式檢送「廠商擬用之英文名稱預查申請表」一式兩份向國貿局第二組、高雄辦事處或中、南區聯合服務中心辦理;
擬用之英文名稱如有標示業別者,應加附營利事業登記證影本;外國分公司之英文名稱與其外國公司認許證相同者,應加附外國公司認許證影本.
iii.亦可以電腦網路連線方式進入該局網站申辦,該局網址為:www．moeaboft.gov.tw
利用網路申請「英文名稱預查」前，廠商可以先上網查詢擬使用的英文名稱是否與已在該局登錄的英文名稱有無相同或類似情形;再依該局網頁提供的「廠商擬用之英文名稱預查申請表」輸入相關貸料傳輸至該局。此項網路申請作業之案件不論核准與否，均可經由網路查詢得知結果。
iv.至於預查的英文名稱經國貿局核准者，應於六們月內辦理同時辦妥出進口廠商登記，「英文名稱預查」及「出進口廠商登記」兩項手續。申請進出口廠商登記時，應填具「出進口廠商登記申補書」及空白之「出進口廠商登記卡」及相關文件向國貿局第二組、高雄辦事處或中、南區聯合服務中心提出申請。
iiv. 「進出口廠商發記卡」可免予繕打會由國貿局電腦自動套印．至於「英文名稱預查」及「出進口廠商登記」則於收件後四個工作小時內完成發還.
新式的「進出口廠商發記卡」亦無廠商印鑑欄位.
6-2:建立報關行本身之客戶資料檔案.
於報關行承辦的客戶群中,帳務人員應於接受委辦進出口案件同時,就應該於廠商名冊的資料庫中,以業務人員報價的資料為要項,逐一而且詳細的建立每一家廠商的基本開帳單的資料,於本書中以QUOTATN為資料庫名稱,以下的範例為每一客戶的基本資料內容,讀者可以DOS或是WINDOW的環境中,自行建立以下的電腦檔案,甚至於可以簿冊採人工逐頁依英文字母順序,或是依公司名稱首字筆劃順序登錄,則於理單過程結束後,帳務人員就可以據以開發帳單請款,也不會手忙腳亂或開錯,引起客戶的不愉悅而傷商機.
資料庫名稱: QUOTATN.DBF 客戶群
檔案號碼:
中文全名:______股份有限公司
英文全名:___________CO.,LTD.
英文代碼:
統一編號:
發票地址:_____縣/市______鄉/鎮/市_______路___段___巷___弄___號___樓
聯絡地址:_____縣/市______鄉/鎮/市_______路___段___巷___弄___號___樓
負責人名: _________董事長/總經理
業務人名: _____________先生/小姐
聯絡電話:(___)____________ 轉_____
傳真號碼:(___)____________
計價條件:
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恩得利報驗有限公司 RunRun Customs Broker Agency Co., Ltd. 台中市忠明南路1151號6樓 TEL:04-2262 0983 FAX:04-2262 5619 E/MAIL: leisureinn_tw@yahoo.com.tw 為加快郵件收到 所有郵件請寄: 400台中市郵政信箱752號 未齊全事項請查閱網站: http:// www.ndlii.com ============================================================================== **** 營業專長: 收費最合理﹗ 文件最精美！ 速度最敏捷﹗ 服務最親切﹗ ****
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出口報關費報價單
_______________________________________________________________ 一.併裝貨物出口報關 a.於100箱以內每一筆出口報關手續費 ……………………………………………………………… NT$2300 b.於101箱~200箱時.自101箱以上每箱加收理貨工資 …………………………………………… NT$5 c.於201箱~300箱時.自101箱以上每箱加收理貨工資 ………………………………………………NT$4 d.於301箱~以上. 自101箱以上每箱加收理貨工資……………………………………………… NT$3 二.整櫃貨物出口報關 a.20尺貨櫃時.第一個貨櫃出口報關手續費………………………………………………………… NT$2500 b.自第二個20尺貨櫃起每個貨櫃加收………………………………………………………………NT$1000
b.自第二個40尺貨櫃起每個貨櫃加收………………………………………………………………NT$1200 三.報單傳輸費. a. 報單數於2頁以內時.每一筆傳輸費…………………………………………………………………NT$200 b. 報單數於3(含)頁以上時.自第3頁起每一頁報單加收.………………………………………… NT$100 四.如案件需檢驗時.每一筆加收手續費………………………………………NT$1500 五.如案件需使用堆高(或起吊)器具或為船邊作業/驗放時.每一噸加收NT$150 (船邊起卸如需代為固定或使用超高/超重/超寬機械或夜間/假日作業時,會增加費用另計.) 六.商會簽證費. a. 每一筆(式)文件簽證費………………………………………………………………………………… NT$250 b. 每一筆(式)文件傳輸費(或每一次修改傳輸費)………………………………………………… NT$100 七.逾時(結關日下午17:00以後)之報關案件每一筆收延長作業費…………NT$800 八.一筆出口報關案件拆分為多筆BL(或文件)時.每一筆加收文件費………NT$1500
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5-2:帳務人員的電腦帳務登錄作業流程管理概念 <<TOP>>
於帳務的作業系統上,若採用DBase Pluse的套裝軟體時,取其可量大快速易學,容易管理,更可隨狀況不同,及客戶不同,或案件不同,而更改帳單,或各項表格的型式和內容,其多種隨每家報關行情況之變化,可做組合巨集的作業管理優點,提供帳務人員於建立一個資料庫後,可以做多種的帳務管理,和分析用途.
所以於本章中,筆者將詳細的介紹CUS87資料庫的輸入方法,而讀者或報關行的任何人員,均可以於案件進行(經營)中,利用電腦當會計,擺除以往報關行需有專門的(獨立的)帳會計人員之開銷(缺點),更可利用這些數據資料,將報關業務做最有效率的經營,亦可將報關行財務,做最良好的規化調度,更可以對客戶案件量的變化,做最適切的管理,使經營者可心無旁騖的,專精於報關專業職務的經營和推展.
於操作上,任一帳務人員祇需參考DBase Pluse的指令,便可依自己的管理意向,及自己經營的環境,擴大或縮小運算,或列表的範圍,以達到因地制宜的主動及自動要求.
於以下的幾節中,筆者將以DBase Pluse所建立的,經辦案件資料庫CUS87為例,詳細的介紹如何的使用及填註每一欄位,及應如合應用換算指令,來計算出各項數值,及開立應收入帳單,收入存款帳單等等,讓帳務人員能對於職務內的工作做最好的管理.讀者亦可使用你的電腦和模擬的磁碟片,叫出範例,依照本書的操作程序,揣摩填入資料,則效果將更大.
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於你打開電腦時,瑩幕會進入 C:> (或 F:>, 如於網路操作時)
請打入 "ET3" 使電腦進入中文系統,
再打入 "CD DBASE" 則出現 C:\DBASE>
請打入資料庫的代碼 "DBASE"
(如報關行經營者,為限定使用帳務系統的資格時,可因不同的使用者,設定密碼操作.)
則會出現 " . "
(以下則所有的DBASE的指令,均可使用.)
於"."後, 打入 USE CUS87 (使用CUS87資料庫或你指定的資料庫名)
於"."後, 打入 APPEND (打開項次)
則會打開以下的資料庫,筆者可依欄位查詢或輸入,或實施編輯取
得所需的表格.
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5-4:電腦帳務CUS87資料庫的欄位中英對照及用途解說 <<TOP>>
於完成上一節的開機程序後,本節中將對CUS87中的各欄位英文名稱,其中文用途加一以解說;如果讀者將英文的欄名改為中文的欄名時,則將更容易瞭解,操作起來將更為快捷方便.以下為假設之資料及代碼,供讀者參考於範例中演練用途,於實際的報關行運用時,可因自己的需要,加以設定或更改:
5-4-AA:
以下為假設之資料及代碼:
各地區的報關行(分行)(代理行)代碼:
基隆(正和)/"KEA", 基隆(瑞祥)/"KEB", 台北(中陽)/"TPA",台北(世鑫)/"TPB",高雄(英玲)/"KOA", 高雄(旭展)/"KOB",台中(市區)/"TCA",台中(港口)/"TCB",
各相關公司及人員的銀行帳號.
"公司"某銀行支票帳戶號碼:"786-8" 則登錄為:"7868"
"陳君"某銀行支票帳戶號碼:"1519-1" 則登錄為:"15191"
日期的代碼表示.
記載之日期 "年/月/日",以"YY/MM/DD"表示.
如於"87/08/26"送出,則打入 "870826"
如為87年08月報關費,收費代碼為"87080"時,填入"87080DBT"
"YYMM?DBT",換言之,"87080"即為行為月份的代碼.
存現或託收等存款方式代碼.
如為現金存入時,填"CASH"
如為存入當日可兌現的本地交換票時,填入"CHECK"
如為當日電匯入款時,填入"TT"
如為自其它帳戶轉帳進款時,填入"TRAN"
如為遠期票,或非本地票,而產生託收情況時,填入"COLL"
付款銀行名稱簡稱模式.
銀行(及分行)簡稱,如台中市第五信用合作社復興分行,簡稱為填入"中五信復興")
服務項目代碼.
進口:IM 空運進口:AI 出口:EX 空運出口:AE轉口:TR 其它服務:OR
5-4-BB:
電腦螢幕的欄位,中英文對照及介紹欄位用途:
於" . "後, 打入 APPEND (打開項次)
則會打開以下的資料庫,則會出現下面欄位,供填入用.CUS87的軟體包含15個主欄區,一個備用欄區.
英文欄位以下的中文欄名,為讀者若採用中文的CUS87軟體操作時,所對譯的欄名.
讀者亦可直接以中文檔名建CUS87的欄名,以避開英譯的適應.
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【電腦螢幕畫面】
[a-1:識別編號區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於主管簽批完封面後,建檔時填入.
FILE: 填入此筆資料庫的電腦編號.
電腦序號 ( 請見螢幕的右下角自動編碼.)
(如有時,則無需填入檔案/帳單號碼(FILE_NO)欄);
FILE_NO: 填入此筆的帳單編號.
檔案編號 (也是封面上的檔案號碼.)
(如無電腦排列號碼欄時,檔案帳單號碼即同為電腦排列號碼.).
[a-2:進出口商名稱欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於主管簽批完封面後,建檔時填入.
PAYER: 付款公司(人)名稱簡寫
付款廠商名 廠商英文名稱簡稱選用規則:
a.如廠商名稱有兩個(含)以上英文字串時,取前面兩個字串.
如 ASIA REGET TRADING CO.,LTD.
則簡稱:ASIA REGET
b.如廠商名稱祇有兩一個英文字串時,取前面一個字串.
如:EMINET ENTERPRISE CORP.
則簡稱:EMINET
C.如果為阿拉伯字串時,取阿拉伯字串.
如: 369 MECHANICAL INDUSTRY CO., LTD.
則簡稱: 369
d.如果第一字串為地名/業務名別時,取第二個字串.
如: TAIWAN FORM ENTERPRISE CO.,LTD.
則簡稱: FORM
e.如果第二字串為地名/業務名別時,取第一個字串.
如: BIRGMAE WHOLESALE (NETHERLAND) CO., LTD.
則簡稱: BIRGMAE
f.除非服務對象無英文名稱外,一律需以
英文建檔.
SHIPPER: 出口 / 進口商名稱簡寫
進出口商名 (同上面(PAYER)欄規定取選.
[a-3:副報單回收記錄欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於副報單由海關核發後,要送出時才登錄.
APP_Y_N: 退稅副報單聯別,
副報單聯別 如沒申請時,留空白,不用填.
如第三聯時,填入"3"
如第四聯時,填入"4"
如第五聯時,填入"5"
如第三及四聯時,填入"34"
如第三及四及五聯時,填入"345"
APPSEND: 副報單送出的日期,以"YYMMDD"表示
報單送出時 (如於87/08/26送出,則打入 "870826")
[a-4:商港建設費單遞送記錄欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於商港建設費稅單由 港務局核發後,要送出時才登錄.
SVC_AMOUNT:商港 服務費的金額
商港服務費金額
鍵輸時間:於商港建設費稅單由海關核發後,要送出時才登錄.
SVC_SEND:商港服務費的送出的日期
商港服務費的送出日期
鍵輸時間:於商港建設費稅單由海關核發後,要送出時才登錄.
PCF_AMOUNT:商港建設費的金額
商建費金額
PCFSEND: 商港建設費稅單送出的日期,以"YYMMDD"表示
(如於87/08/26送出,則打入 "870826")
費單送出時間
REMARKS5:
[a-5:應付港口通關費用明細資料欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
MONTH_1: 付款港邊報關行的當月付款代碼.
付款港邊碼 (每月由帳務主管或管制員,編予付款的代碼
例如支付87年08月的第一次款時,填入"870801")
鍵輸時間:除PORT_CODE欄以外,於港邊帳單送來後,才登錄.PORT_CODE: 結關港口代碼
港邊代碼 各港口的代碼如下:
基隆(正和)/"KEA", 基隆(瑞祥)/"KEB", 台北(中陽)/"TPA",台北(世鑫)/"TPB",
高雄(英玲)/"KOA", 高雄(旭展)/"KOB",台中(市區)/"TCA",台中(港口)/"TCB"
(如由台中,結關運往MANILA時,以"TCA")
AGDEBIT_NO:港邊報關行的帳單號碼
港邊帳單號 (如為新促銷客戶時,則於帳單號碼後面加填入"新")
(如果此帳單於審核有更改時,則帳單後面填入"改")
PAY_AGENT: 付款港邊報關行的金額
核付港邊額
REMARK1: 付款港邊報關行的備註事項 (通常於進口岸件時, 填入已匯款港口之金額.)
(例如已匯付港口$30000時 則記錄 -$30000)
核付備註1
[a-6:開出代支款項/應收帳款的記錄欄區]
[1.當做支出款支票記錄用途時]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於動支行為時才登錄.
OUTREASON: 支款的用途 /廠商應支付款給公司的名目
支或收用途
(如為出口船公司費用時,填入"FRT")
(如為進口船公司費用時,填入"IM FRT")
(如為預支港邊關稅時,填入"IMDY")
(如為轉帳到7868帳戶時,填入"TRAN7868")
(如為日常開銷時,填入"DAILY USE")
(如為87年08月薪資時,填入"8708SALARY")
(如為87年08月電費時,填入"8708電費")
(如為87年08月水費時,填入"8708水費")
(如為87年08月電話費時,填入"8708電話")
(如為87年08月營業稅時,填入"8708營稅")
(如為87年08月劉君信用卡費時,填入"8708LIU信卡")
(如為87年08月陳君信用卡費時,填入"8708CHE信卡")
(如為87年08月陳君借支款時,填入"8708CHE借支")
(如為其它用途,請概略填入,並於PACKAGE欄
詳細說明)
OUTERNAME: 支款對象,儘量開出支票,並務必要填入受款人抬頭. /應支付款給公司的廠商名
支或收對象
(如為出口船公司費用時,填入"支票的受款人 中文抬頭")
(如為進口船公司費用時,填入"支票的受款人 中文抬頭")
(如為預支港邊關稅時,填入"港邊報關行 中文代碼")
(如為轉帳到7868帳戶時,填入"7868")
(如為日常開銷時,填入動支的"職員代碼")
(如為87年08月薪資時,填入"TCA")
(如為87年08月電費時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月水費時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月電話費時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月營業稅時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月劉君信用卡費時,填入
"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月陳君信用卡費時,填入
"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月陳君借支款時,填入"職員代碼")
(如為其它用途,請概略填入"支票的受款人抬頭")
OUTCOME_DD:支款支票日期 /廠商應支付款給公司時為空白不用填註
支款票期 (如開支票時,為票面記載之付款日期,以"YYMMDD")
(如為匯款出去時,為銀行匯款日期,以"YYMMDD")
(如為轉帳狀況時,為銀行轉帳日期,以"YYMMDD")
(如為提現狀況時,為提現領款日期,以"YYMMDD")
O_ACCOUNT: 支款帳戶號碼
支款帳戶碼
(如為開786-8公司帳戶支票時,填入"7868")
(如為開1519-1陳君帳戶支票時,填入"15191")
(如為自12253-3公司活存帳戶提現/轉帳時,填入"122533")
(如為自12174-3劉君活儲帳戶提現/轉帳時,填入"121743")
(如為自12318-5王君活儲帳戶提現/轉帳時,填入"123185")
(如為自12181-4錢君活儲帳戶提現/轉帳時,填入"121814")
OUTCHECKNO:支款支票號碼 /廠商應支付款給公司時為同OUTREASON資料
支款支票碼
(如開支票時,開出的支票號碼,字軌不用填入.)
(如為現金提出時,填"CASH")
(如為當日電匯出款項時,填入"TT加受款人代碼或簡稱")
如由電匯款給台中報關時,填入"TTTCB"
(如為轉出帳款給其它帳戶時,填入"TRAN加轉入帳戶號碼"
舉例如下.)
[如為轉出帳款給786-8公司支票帳戶時,填入"TRAN7868"]
[如為轉出帳款給1519-1陳君支票帳戶時,填入"TRAN15191"]
[如為轉出帳款給12253-3公司活存帳戶時,填入"TRAN122533"]
[如為轉出帳款給12174-3劉君活儲帳戶時,填入"TRAN121743"]
[如為轉出帳款給12318-5王君儲帳戶時,填入"TRAN123185"]
[如為轉出帳款給12181-4錢君活儲帳戶時,填入"TRAN121814"]
OUT_AMOUNT:支款金額,填入實際應回收金額. /廠商應支付款給公司時為"應支付我方之金額"
支出或 每月應收帳款總表金額
(若需回收時需再加上利潤時,填入 向客戶應收的窾額. 且另開一新檔記錄實際付出的款額.)
(若為每月應收款時,則填入應收款之帳單金額.)
OUTNEGO_DD:支 開出的支票兌付日期
支票被兌領日期
(如為提現狀況時,為提現領款日期,以"YYMMDD")
[a-7:開出代支款項\應收帳款的記錄欄區]
[2.當做應收帳款記錄用途時]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於動支行為時才登錄.
OUTREASON: 應收款的用途
支或收用途
(如為87年08月報關費,收費代碼為"87080"時,填入"87080DBT") (YYMM?DBT)
(如為其它用途,請概略填入,並於PACKAGE欄
詳細說明)
OUTERNAME: 應收款對象
支或收對象
應收款公司(人)名稱簡寫
廠商英文名稱簡稱選用規則:
a.如廠商名稱有兩個(含)以上英文字串時,取前面兩個字串.
如 ASIA REGENT TRADING CO.,LTD.
則簡稱:ASIA REGENT
b.如廠商名稱祇有兩一個英文字串時,取前面一個字串.
如:EMINENT ENTERPRISE CORP.
則簡稱:EMINENT
C.如果為阿拉伯字串時,取阿拉伯字串.
如: 369 MECHANICAL INDUSTRY CO., LTD.
則簡稱: 369
d.如果第一字串為地名/業務名別時,取第二個字串.
如: TAIWAN FORMOSA ENTERPRISE CO.,LTD.
則簡稱: FORMOSA
e.如果第二字串為地名/業務名別時,取第一個字串.
如: BIRGMA WHOLESALE (NETHERLAND) CO., LTD.
則簡稱: BIRGMA
f.除非服務對象無英文名稱外,一律需以英文建檔.
g.如為結關港口報關行時,填入代碼
各港口的代碼如下:
基隆/"KEA",台北/"KEB",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
h.如為公司職員時,請填入"職員代碼"
OUTCOME_DD:留空白不用填.
支款票期
O_ACCOUNT: 留空白不用填.
支款帳戶碼
OUTCHECKNO:應收款的用途
支款支票碼 (如為87年08月報關費帳款時,填入"8708DBT")
OUT_AMOUNT:應收帳款金額,
支或回收額
(若應收款可能非應收款金額時,於REMARK2欄
填入可折扣金額.)
OUTNEGO_DD:支 開出的支票兌付日期
支票被兌領日期
(如為提現狀況時,為提現領款日期,以"YYMMDD")
[a-8:開出支票的兌現核銷記錄欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:此欄區除了REMARK2欄位外,需管制人員才可填入
OUTNEGO_DD:支款支票兌領日期
支票兌領日
(請勿輸入,限由管制人員或其授權後才可填入.)
ONG:保留括充欄位
RECHECK_IM:墊款回收記錄
收墊款記錄
(請勿輸入,限由管制人員或其授權後才可填入.)
(如於程式列中,加入本欄的換算指令後,本欄可由自動換算取得墊款迴收記錄.)
REMARK2: 支款備註事項
核付備註2
A:[當做支出款用途時]
(若應收款非此金額時,於REMARK2欄才填入正確金額 ,此欄填入加上利潤後的金額.)
B:[當做應收款用途時]
(若應收款可能非應收款金額時,於REMARK2欄填入可折扣金額.)
[a-9:收回支票的明細記錄欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於收入支票或匯款入帳時,才可填入
INDEPO_DD: 託存入款支票的日期
支票託存日
(代支款回收或是應收款回收時,送存入(或託收)銀行日期,以"YY/MM/DD"表示.)
INNERNAME: 付款廠商名
付款廠商名
(此欄一律填入付款支票人,或匯款人,中文簡稱.)
a.但如為港口報關行退款時,填入代碼
各地區的報關行(分行)(代理行)代碼:
基隆(正和)/"KEA", 基隆(瑞祥)/"KEB", 台北(中陽)/"TPA",台北(世鑫)/"TPB",
高雄(英玲)/"KOA", 高雄(旭展)/"KOB",台中(市區)/"TCA",台中(港口)/"TCB",
b.如為公司職員帳戶時,請填入"職員帳戶代碼"
c.如存款帳戶為公司授權帳戶時:
(如為開786-8公司帳戶支票時,填入"7868")
(如為開1519-1陳君帳戶支票時,填入"15191")
(如為自12253-3公司帳戶提現時,填入"122533")
(如為自12174-3劉君帳戶轉帳時,填入"121743")
(如為自12318-5王君帳戶轉帳時,填入"123185")
(如為自12181-4錢君帳戶轉帳時,填入"121814")
INCOME_DD: 付款支票日期
支票日期
(支票票面記載的兌現日期,以"YYMMDD"表示)
(如為現金或電匯入款時為存款日,以"YYMMDD"表示)
ID_ACCOUNT:存入款帳戶
存款入帳號
(不論託收或存入現金或電匯入款,所存入的帳號.)
(如為轉存入786-8公司支票帳戶時,填入"7868")
(如為轉存入1519-1陳君支票帳戶時,填入"15191")
(如為存入12253-3公司活存帳戶時,填入"122533")
(如為存入12174-3劉君活儲帳戶時,填入"121743")
(如為存入12318-5王君活儲帳戶時,填入"123185")
(如為存入12181-4錢君活儲帳戶時,填入"121814")
CASH_COLL: 存現或託收等存款方式
存款方式
(如為現金存入時,填"CASH")
(如為存入當日可兌現的本地交換票時,填入"CHECK")
(如為當日電匯入款時,填入"TT")
(如為自其它帳戶轉帳進款時,填入"TRAN")
(如為遠期票,或非本地票,而產生託收情況時,填入"COLL")
INBANKNAME:付款銀行名稱
付款銀行名
(票面記載之付款銀行(及分行)簡稱,如台中市第五信用合作社復興分行,簡稱為填入"中五信復興")
(如電匯進款時,來款之電付款銀行(及分行)簡稱,如台中市第五信用合作社復興分行,簡稱為填入
"中五信復興")
(如為公司所屬帳號間的轉帳行為時,填法如INCHECK_AC,填入"轉入帳戶號碼加TRAN"如下.)
[如由786-8公司支票帳戶轉入時,填入"7868TRAN"]
[如由1519-1陳君支票帳戶轉入時,填入"15191TRAN"]
[如由12253-3公司活存帳戶轉入時,填入"122533TRAN"]
[如由12174-3劉君活儲帳戶轉入時,填入"121743TRAN"]
[如由12318-5王君活儲帳戶轉入時,填入"123185TRAN"]
[如由12181-4錢君活儲帳戶轉入時,填入"121814TRAN"]
INCHECK_AC:付款支票的帳號
付票的帳號
(如收存支票時,填入支票號碼,字軌不用填入.)
(如為現金存入時,填"CASH")
(如為當日電匯進款項時,填入"匯款人代碼或簡稱加TT")
如由給台中電匯進款時,填入"TCATT"
各港口的代碼如下:
基隆/"KEA",台北/"TPA",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
(如由其它帳戶轉入帳款時,填入"轉入帳戶號碼加TRAN"如下.)
[如由786-8公司支票帳戶轉入時,填入"7868TRAN"]
[如由1519-1陳君支票帳戶轉入時,填入"15191TRAN"]
[如由12253-3公司活存帳戶轉入時,填入"122533TRAN"]
[如由12174-3劉君活儲帳戶轉入時,填入"121743TRAN"]
[如由12318-5王君活儲帳戶轉入時,填入"123185TRAN"]
[如由12181-4錢君活儲帳戶轉入時,填入"121814TRAN"]
INCHECK_NO:付款支票號碼
付票的號碼 (如為支票時,填入存入的支票號碼,字軌不用填入.)
IN_AMOUNT: 付款金額
付票存入額
(填入實際存入的金額)
[a-10:收回支票的兌現核銷記錄欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:此欄區除了REMARK3欄位外,需管制人員才可填入
INNEGO_DD: 付款兌現入戶日期
存款兌現日 (請勿輸入,限由管制人員或其授權後才可填入.)
ING:保留擴充之欄位
REMARK3: 付款備註事項,
核付備註3
(本欄限由管制人員或其帳務人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE欄聯用.)
(若所收到的付款金額,並非祇有核銷本筆的應收帳款,
或代墊支付的金額;換言之,它可能為要沖銷好幾
筆的FILE_NO中所記錄的款項,則此情形時,這些同
時要被沖銷的檔案中的這些欄位,需記錄於此欄中
而於COMBINE:(付款轉入其他帳戶的檔案號碼)中,
需填入所收到款項存入的檔案號碼(FILE_NO).)
[範例如下:]
REMARK3:#12584($96897)=#12584($25756)+#16432($71141)
(存入檔號)(存入金額)= 檔號 (代支款) +檔號 (代支金額)
而於 #12584 及 #16432檔案中的COMBINE欄填入:12584 (存入檔號)
[a-11:收回款項沖銷多(或單)筆代支款明細欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:此欄區於發生一筆進帳,需核銷多筆代支出帳款時,才可填入
COMBINE: 付款轉入其他帳戶的檔案號碼
回收合併碼 (本欄限由管制人員或其帳務人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE5欄聯用.)
(所收到的付款金額,並非祇有核銷本筆的應收帳款,或代墊支付的金額;換言之,它可能為要沖
銷好幾筆的FILE_NO中所記錄的款項,則此情形時,這些同時要被沖銷的檔案中的這個欄位,需
填入所收到款項存入的檔案號碼(FILE_NO).)
COMBINE5: 付款轉入其他帳戶的檔案號碼 (於須多次合核銷不同檔案, 但COMBINE已使用時起用)
回收合併碼 (本欄限由管制人員或其帳務人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE欄聯用.)
(所收到的付款金額,並非祇有核銷本筆的應收帳款,或代墊支付的金額;換言之,它可能為要沖
銷好幾筆的FILE_NO中所記錄的款項,則此情形時,這些同時要被沖銷的檔案中的這個欄位,需
填入所收到款項存入的檔案號碼(FILE_NO).)
[範例如下:]
REMARK3:#12584($96897)=#12584($25756)+#16432($71141)
(存入檔號)(存入金額)= 檔號 (代支款) +檔號 (代支金額)
而於 #12584 及 #16432檔案中的COMBINE欄填入:12584 (存入檔號)
REMARK4:輸入一筆進款核銷多筆的核銷密碼.
核付備註3
(本欄限由管制人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE欄聯用.)
[a-12:通關理單人名及載入的月份別欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:此欄區除了MONTH欄位外,需管制人員才可填入外.
其餘的欄位於主管簽批完封面後,建檔時填入.
MONTH: 應收款的月份代碼
開帳收款碼
(每月由帳務主管或管制員,編予付款的代碼
例如支付87年08月的第一次款時,填入"870801")
STAFF: 經辦職員代碼
經辦員代碼
(陳君為"CHE"代碼) (孫君為"SHU"代碼)
(王君為"WAN"代碼) (黃君為"HUA"代碼)
(林君為"LIN"代碼)
[a-13:本案件的基礎資料,如件數/報單號碼
/進出口港欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:於 開帳單時填入.
PAGES: 報單的頁數
報單頁數
如報單頁數為8頁, 其中包含7頁品名,及3頁退稅, 但7頁品名的第7頁,僅有3項次品名時.
則打入"6.3"
如報單頁數為5頁, 其中包含5頁品名,及無退稅清表, 但5頁品名的第5頁,僅有7項次品名時.
則打入"4.7"
鍵輸時間:於主管簽批完封面後,建檔時填入.
ITEM: 服務項目代碼
服務項目
進口:IM 空運進口:AI 出口:EX
空運出口:AE 轉口:TR 其它服務:OR
CLOSEDATE: 進出口日期
進出口日
(以年/月/日[YY/MM/DD]表示)(如"87/08/18"輸入)
PACKAGE: 包裝概述
包裝記要
(如10W/C/20'X 2) (如105CTN/CFS)
(案件轉移的檔案號碼記錄)
APP_NO: 進出口報單號碼
進出報單號
(如報單號碼為:DA/AW/87/HA01/0123時 則打入"DAAW87HA010123")
(如報單號碼為:DA/ /87/XL01/A456時 則打入"DA87XL01A456")
(於建檔時,若祇有S/O號碼時,則只輸入S/O號碼或B/L號碼)
(或等開運費(船公司費用)登錄時,港邊已報關完成,再輸入完整的報單號碼,)
(或者核銷商港建設費單時,再輸入完整的出口報單號碼.)
FROM_TO: 報關港代碼 及目的港名
起迄港碼
基隆/"KEA",台北/"TPA",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
(如由台中報關,貨運往MANILA時,以"TCA/MANILA")
[a-14:本案件應收款帳單明細欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:此欄區於收到港邊帳單,或帳務人員開收應收帳款時,帳務人員才可填入外.
IM_DUTY: 進口關稅
海關稅費
(填入所有除了海關規費以外的稅單金額總數.)
INSPECTFEE:標準檢驗局費用
檢驗雜費
(填入報驗行所轉請款的所有金額)
(如為TCA報驗時,填入所有的商檢局費單總數.)
BL_CFSFEE: 船公司費用
船運輸費
(填入所有船公司發票或收據金額總數.)
STORAGEFEE: 貨櫃場之倉儲...等費用
倉儲/吊櫃費
(填入所有櫃場之發票或收據金額總數.)
RULERFEE: 報單規費
海關規費
(每申請一聯的副報單,每一聯海關收費$100)
(如有監視情形時,每一動作海關收費$450)
(每一申驗案件,海關收費$600)
(CY封條,每一條海關收費$100)
EXAMFEE: 查驗費用
驗貨費用
(例:對於查驗的案件,填入$1000的手續費用.)
SGSFEE: 公證手續費
公證手續費
(例:對於公證的案件,每一案件收費$1000)
BROKERFEE: 報關費用
報關手續費
(請依報價單內容標準開列)
LABOR_LIFT:理貨工資 長單費用
理貨長單費
(請依報價單內容標準開列)
VISA_DOCUM:公會簽證費
公會簽證費
(請依商會或商檢局收據開列)
VISA_DATE:請領$200產地簽證費日期. 如"YYMMDD"
VISA_WEB:使用關貿網路傳輸 填"1" 使用國貿局網路傳輸 填"0"
TYPEFEE: 鍵輸費
鍵輸費用
(例:每筆為$200)
SPECIALFEE:雜支費用
雜項費用
(請依主管於檔案封面批註收取,並應於PACKAGE包裝記要欄中記錄摘要.)
POSTAGE: 郵資或卡車費
郵遞卡車費
(請依主管於檔案封面批註收取)
(或依實際收據或發票開計)
[a-15:本案件應開發票款明細欄區]
英文欄位 <中譯英文欄位名稱>
鍵輸時間:此欄區於收到港邊帳單,或帳務人員開收應收帳款
時,帳務人員才可填入外.
ISSU_INV: 本帳單需開發票金額
應開發票額
(以上的欄位之金額,若未能檢附原始發票或憑證
時,其差額一律開付公司的發票.)
SHALL_DUTY: 人工計算之營業稅額
營業稅額
以上的ISSU_INV欄位之金額 x 5%(營業稅率)
HAD_PAID: 已第一次預付款額
首次已預付款額
(若客戶已先付款時,填入其金額)
(若已先付款項,並非登錄於本筆檔案的應收款欄位時,應於PACKAGE欄中,標示出其登載預收入
款的檔案號碼.)
HAD_PAID2: 已第二次預付款額
第二次已預付款額
(若客戶已先付款時,填入其金額)
(若已先付款項,並非登錄於本筆檔案的應收款欄位時,應於PACKAGE欄中,標示出其登載預收入
款的檔案號碼.)
MUST_RCV: 人工計算本筆帳單應收帳款金額
人工計算本筆帳單應收帳款金額
PAYTO_1:付款給保險公司之該公司簡稱
PAY_AMT_1:付款給保險公司金額
PAY_DBT_1:付款給保險公司的該公司請款單號碼
MONTH_3_1:填入同意付給保險公司之月份代碼
PAYTO_2:付款給運輸公司之該公司簡稱
PAY_AMT_2:付款給運輸公司金額
PAY_DBT_2:付款給運輸公司的掰公司請款單號碼
MONTH_3_2:填入同意付給運輸公司之月份代碼
[a-16:及其它的管制代碼欄區]
以下為備用欄區,一般情況請勿輸入資料.
可以限制由行政經理或其授權後才可填入.
PAYSALARY:
FILE_IN:
OUTDEPO_DD:
REOUT_AMT:
REREMARK3:
OUTDEPOAMT:
FILE841212:
INDRAW_DD:
IW_ACCOUNT:
INWDRAWAMT:
INWDRAW_TO:
REMARK4:
CAN_RCV:
CAN_PROFIT:
BALANCE1:
BALANCE2:
FIGURE1:
DEBIT_IN:
REMONTH_1:
REMONTH:
SHALLDUTY2:
雜支行:填入保險公司簡稱 如"友邦" "、龍平安"
雜支額:填入保險公司請款單之險費金額
請款單號:填入保險公司之保險班號碼
MONTH_3:填入同意付給保險公司之月份代碼 如"961101"
付款給保險公司代碼
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-5:電腦帳務CUS87資料庫的運算式指令群介紹. <<TOP>>
請於完成資料建檔後,要執行下列的運算式指令,(或是設定指令的運作程式資料庫,依順序包含下列的指令,按鍵由DBASE的運算程式資料庫中,預儲的程式依序自動換算.)則相關的數據,才會換算更新出來,中譯的部份為,該指令的涵意.
若是採用中文欄位名稱時,則換算的各欄其欄名,應更改為中文的欄名輸入換算.
.REPLACE ALL FIGURE1 WITH 1
(替換出所有的統計數單筆為1)
.REPLACE ALL SHALL_DUTY2 WITH ISSU_INV * 0.05
(替換出所有的發票稅金,例如營業稅為5%時,則為 0.05)
.REPLACE ALL MUST_RCV2 WITH IM_DUTY+INSPECTFEE+BL_CFSFEE+ STORAGEDEE+RULERFEE+ EXAMFEE+ SGSFEE+
BROKERFEE+LABOR_LIFT+VISA_DOCUM+TYPEFEE+SPECIALFEE+POSTAGE+SHALL_DUTY-HAD_PAID-HAD_PAID2
(替換出所有的應收帳款)
.REPL ALL PAYSALARY WITH [(PAGES-1)x50+(FIGURE1 x150)
計件薪資金額=[(理單的報單頁數-1)x@NT$50 +(理單的筆數x@$150)] - 未全勤應扣除獎金
計件薪資金額 和 "I>" 計算金額比較 後 取其大者計核月給額.年終獎金則仍依
.REPL ALL CAN_PROFIT WITH BROKERFEE+LABOR_LIFT+TYPEFEE-SHALL_DUTY-PAY_AGENT
(替換出所有的稅前毛利)
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-6:電腦帳務CUS87資料庫所能提供的表格及列印指令種類 <<TOP>>
於執行完上列的換算指令後,本資料庫可以提供下列的列印表格,供管理用途,你可以藉執行下列的表格指令,於列表機備印的狀況,於指令後面加上" CTRL P ",則會印出所設定的表格; 若欲消除列印功能時,只需再次的輸入 "CTRL P"即可.
藉由表格的列印,可以方便帳務人員,對每一筆案件的資料管理,也可以對全公司,或任一廠商客戶,於任何期間,或任一理單員的,或任一銀行帳號動態,都能掌握,並藉之達到管理和核銷之追縱作業.
而這些表格可由帳務人員,依照所設定的條件式,以若且唯若的假設句,列印出各種狀況下的不同表格; 換言之,公司採用CUS87這個程式的主要原因,為管制人員及帳務人員,可以不需經程式設計員的修改向量質,自己就可以依所假設的狀況,取得不同的資料; 也就是說 CUS87中有幾個欄位,你就可以假設它有幾個次方的可能狀況,使你會假設的更仔細,也才可以避免掉一般財務調度者的誤判迥境.
讀者亦可將英文的各項列印表格代號,於DBASE中改為中文的表格代號,則將更容易懂得各項列印動作的控制.
條件式的設立,標準情況所用的指令,相對的涵意為:
.FOR :表示 "若"
.AND. :表示 "且"
.OR. :表示 "或"
(....) :表示 "括符裏面先執行"
INDEX :表示 "排列順序"
以下為列印的指令群,
若是採用中文欄位名稱時,則換算的各欄其欄名,應更改為中文的欄名輸入換算.
1:列印每月應付款港邊的 "付款明細表"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PORT_CODE TO PORTCODE
.REPORT FORM PAYING FOR MONTH_1="87080"(或指定付款代碼)
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)付款明細表
2:列印代任一客戶 "代支帳款尚未支付款的明細表"
("墊支的船公司費用明細表")
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PAYER TO PAYER
.REPO FORM AMTRCVC FOR REMARK3=" " .AND. INCHECKNO=" "
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)墊支應收表
3:列印當月全公司(或任一廠商)的
"YY年MM月份帳單總表"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PAYER TO PAYER
.REPORT FORM DEBIT FOR MONTH="87080"(或指定付款代碼)
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)應付款表
4:列印本公司開立服務應收之
"YY年MM月份帳單分表"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PAYER TO PAYER
.REPORT FORM DEBITB FOR MONTH="87080"(或指定付款代碼)
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)應付款分表
5:列印每日代墊款的回收轉存入銀行的
"支票代收記錄單"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.REPO FORM COLLECT FOR INDEPO_DD="87/08/27"(或日期YY/MM/DD)
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)銀行代收單表
6:列印任一理單員任一月份的 "YY年MM月經辦
案件明細表"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON STAFF TO STAFF
.REPORT FORM STAFF FOR MONTH="87080"
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)接案記錄表
7:列印任一理單員任一月份的 "YY年MM月營業
績效總表"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON STAFF TO STAFF
.REPORT FORM STAFFA FOR MONTH="87080"
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)接案績效表
8:列印全公司的每一營業案件(或任一客戶)
(或任一期間),概略性的 "通關資料概略表"
(FILE TABLE OF MMM/1998),
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PAYER TO PAYER
.REPORT FORM FILE FOR PAYER="客戶英文簡稱" .AND. CLOSEDATE
>="YY/MM/DD開始日期" .AND. CLOSEDATE<="YY/MM/DD結束日期"
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)接案概念表
9:列印某一支票號碼間的 "應轉帳到支存帳號:0015191明細"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.REPORT FORM 15191B FOR OUTCHECKNO>=
"開始的支票號碼" .AND. OUTCHECKNO<="結束的支票號碼"
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)陳君支存表
10:列印某一支票號碼間的 "應轉帳到支存帳號
:0007868明細"
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.REPORT FORM 7868B FOR OUTCHECKNO>=
"開始的支票號碼" .AND. OUTCHECKNO<="結束的支票號碼"
則電腦會於瑩幕上顯示出(或列表機列印出)應轉帳支存帳戶表
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-7-AA:
日常代墊款的項目區分.
於報關行的帳務方面,於本節中,筆者所介紹的內容,將針對
"日常"的 "代墊款"部份的管理,加以討論,目的在使報關行的帳務能化繁為簡,化零為整,減少過多的傳統帳務作業程序和帳務人員付擔,而使經營者的帳務成本減到最低,而達到優良的管理目標.
於報關行接辦一項案件開始,就會因處隨案件的經辦到某一階段,而需代廠商支付其它涉外單位的費用,這些費用可以分為接件的原始報關(市區)公司,和港邊結關公司,因地而產生的不同費用,它們各自包括了不同的項目:
A.於港邊發生的費用項目.
a.海關的各項規費.
b.貨櫃場(碼頭)的倉儲費用.
c.過重或過巨貨物非貨櫃場(碼頭)機具所能裝卸的額外費用.
d.船公司換領小提單,所需繳交的船(空)運公司的,
海(空)運項目下的費用,
海(空)運費,
併(裝)櫃費,
整櫃的吊櫃費,
提單製單費,
等等涉及船(空)運公司的費用進口船公司費用.
e.應實行進出口產品檢驗產品的,商品檢驗局檢驗費用.
f.應實行進出口產品檢驗產品的,檢驗公司手續費.
g.其他因不同案件,而產生的雜項現場費用.
h.港邊報關公司本身成本.
以上這些項目為於港邊通關現場,所會產生的費用,一般統稱為
港邊費用.
B.於接案(市區)公司發生的費用項目.
a.配額或簽證的費用.
b.商(工)會,或商品檢驗局的產地證明簽證費用.
c.應實施出口檢驗產品的商品檢驗局費用.
d.船(空)運公司的海(空)運項目下的費用,
海(空)運費,
併(裝)櫃費,
整櫃的吊櫃費,
提單製單費,
等等涉及船(空)運公司的費用.
e.各國領事館的文件領事簽證費用.
f.公證單位的公證費用.
g.快捷(遞)費用,因廠商的要求,而經郵局或私人快遞公司,
加快遞送資料的費用.
h.內陸運輸的卡車費用.
i.市區報關行的全盤聯絡控制,繕製押匯文件,收送各項通關
文件的作業成本.
以上這些項目為於港邊通關現場,所會產生的費用,一般統稱為
市區費用.
以上這兩項的組合統稱為報關費用.
由以上的費用項目比較,讀者不難發現.報關行於理單的過程中,所需區分的費用項目很雜,絕非一般商務的買進賣出單純的分野,而又因為報關行是服務業,所能獲取的報關手續費,又是非常的微薄,故倘若一項代支的費用,未列入代墊款中收取時,則非其微薄小利能以攤本;而且對沒有利潤的代墊款項目,如果花費太大的管理成本的話,則亦非效率經營的表現.
是故帳務人員應如何於繁雜的代墊費用項目中,能單純的化零為整,有條理的計收,乃為帳物經營成功或失敗的分界點.
5-7-BB:
日常代墊款的項目登錄.
(支出部份)
於報關的帳務處理上,我們可以報關行接案(市區)的帳務,和港邊報關行的帳務,
i.是否為合併整理,
ii.或是為分開記帳,
兩種狀況來加以區分.但是不論是採取合併,或獨立的記帳方式,於報關帳務人員的管理方式中,吾人認為應以最少的時間,於累贅的傳票登記,而僅做單純的過帳手續.
如此則我們可以,將報關案件進行中所產生的費用,依支出款的方式分成兩類:
i.為現金支出部份:
此部份的款項特性,為金額少,但項目繁多,
ii.支票支出部份:
此部份的特性為金額較大,但項目單純,
5-7-CC:
日常代墊款的項目登錄.
(現金支出部份)
首先吾人介紹第一類:為現金支出部份.
帳務人於行為發生時,即進入CUS87的資料庫登帳,登錄於
[a-14:本案件應收款帳單明細欄區]
鍵輸時間:此欄區於收到港邊帳單,或帳務人員開收應收帳款
時,帳務人員才可填入外.
IM_DUTY: 進口關稅
海關稅費
(填入所有除了海關規費以外的稅單金額總數.)
INSPECTFEE:檢驗局費用
檢驗雜費
(填入報驗行所轉請款的所有金額)
(如為TCA報驗時,填入所有的商檢局費單總數.)
BL_CFSFEE: 船公司費用
船運輸費
(填入所有船公司發票或收據金額總數.)
EXAMFEE: 查驗費用
驗貨費用
(例:對於查驗的案件,填入$1000的手續費用.)
RULERFEE: 報單規費
海關規費
(每申請一聯的副報單,每一聯海關收費$100)
(如有監視情形時,每一動作海關收費$450)
(每一申驗案件,海關收費$600)
(CY封條,每一條海關收費$100)
STORAGEFEE:倉庫費用
倉庫費用
(所有倉庫產生的費用金額總數.)
SGSFEE: 公證手續費
公證手續費
(例:對於公證的案件,每一案件收費$1000)
BROKERFEE: 報關費用
報關手續費
(請依報價單內容標準開列)
LABOR_LIFT:理貨工資 長單費用
理貨長單費
(請依報價單內容標準開列)
VISA_DOCUM:公會簽證費
公會簽證費
(請依商會或商檢局收據開列)
TYPEFEE: 鍵輸費
鍵輸費用
(例:每筆為$200)
SPECIALFEE:雜支費用
雜項費用
(請依主管於檔案封面批註收取,並應於PACKAGE
包裝記要欄中記錄摘要.)
POSTAGE: 郵資或卡車費
郵遞卡車費
(請依主管於檔案封面批註收取)
(或依實際收據或發票開計)
5-7-DD:
日常代墊款的項目登錄.
(支票支出部份)
其次介紹另一類:支票支出部份.
帳務人於行為發生時,即進入CUS87的資料庫登帳,登錄於
[a-6:開出代支款項/應收帳款的記錄欄區]
[1.當做支出款支票記錄用途時]
鍵輸時間:於動支行為時才登錄.
OUTREASON: 支款的用途
支或收用途
(如為出口船公司費用時,填入"FRT")
(如為進口船公司費用時,填入"IM FRT")
(如為預支港邊關稅時,填入"IM DUTY")
(如為轉帳到7868帳戶時,填入"TRAN7868")
(如為日常開銷時,填入"DAILY USE")
(如為87年08月薪資時,填入"8708SALARY")
(如為87年08月電費時,填入"8708電費")
(如為87年08月水費時,填入"8708水費")
(如為87年08月電話費時,填入"8708電話")
(如為87年08月營業稅時,填入"8708營稅")
(如為87年08月劉君信用卡費時,填入"8708LIU信卡")
(如為87年08月陳君信用卡費時,填入"8708CHE信卡")
(如為87年08月陳君借支款時,填入"8708CHE借支")
(如為其它用途,請概略填入,並於PACKAGE欄
詳細說明)
OUTERNAME: 支款對象,儘量開出支票,並務必要填入受款人抬頭.
支或收對象
(如為出口船公司費用時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為進口船公司費用時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為預支港邊關稅時,填入"港邊報關行代碼")
(如為轉帳到7868帳戶時,填入"7868")
(如為日常開銷時,填入動支的"職員代碼")
(如為87年08月薪資時,填入"TCA")
(如為87年08月電費時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月水費時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月電話費時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月營業稅時,填入"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月劉君信用卡費時,填入
"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月陳君信用卡費時,填入
"支票的受款人抬頭")
(如為87年08月陳君借支款時,填入"職員代碼")
(如為其它用途,請概略填入"支票的受款人抬頭")
OUTCOME_DD:支款支票日期
支款票期
(如開支票時,為票面記載之付款日期,以"YY/MM/DD")
(如為匯款出去時,為銀行匯款日期,以"YY/MM/DD")
(如為轉帳狀況時,為銀行轉帳日期,以"YY/MM/DD")
(如為提現狀況時,為提現領款日期,以"YY/MM/DD")
O_ACCOUNT: 支款帳戶號碼
支款帳戶碼
(如為開786-8公司帳戶支票時,填入"7868")
(如為開1519-1陳君帳戶支票時,填入"15191")
(如為自12253-3公司活存帳戶提現/轉帳時,填入"122533")
(如為自12174-3劉君活儲帳戶提現/轉帳時,填入"121743")
(如為自12318-5王君活儲帳戶提現/轉帳時,填入"123185")
(如為自12181-4錢君活儲帳戶提現/轉帳時,填入"121814")
OUTCHECKNO:支款支票號碼
支款支票碼
(如開支票時,開出的支票號碼,字軌不用填入.)
(如為現金提出時,填"CASH")
(如為當日電匯出款項時,填入"TT加受款人代碼或簡稱")
如由電匯款給台中報關時,填入"TTTCB"
各港口的代碼如下:
基隆/"KEA",台北/"KEB",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
(如為轉出帳款給其它帳戶時,填入"TRAN加轉入帳戶號碼"
舉例如下.)
[如為轉出帳款給786-8公司支票帳戶時,填入"TRAN7868"]
[如為轉出帳款給1519-1陳君支票帳戶時,填入"TRAN15191"]
[如為轉出帳款給12253-3公司活存帳戶時,填入"TRAN122533"]
[如為轉出帳款給12174-3劉君活儲帳戶時,填入"TRAN121743"]
[如為轉出帳款給12318-5王君儲帳戶時,填入"TRAN123185"]
[如為轉出帳款給12181-4錢君活儲帳戶時,填入"TRAN121814"]
OUT_AMOUNT:支款金額,填入實際應回收金額.
支或回收額
(若無需回收時再加上利潤時,填入實際付出的款額.)
(若應收款非此金額時,於REMARK2欄才填入正確金額
,此欄填入加上利潤後的金額.)
5-7-EE:
日常代墊款的項目登錄.
(收入部份)
換言之,即發生代墊之支出行為時,則依據該費用所屬的檔案編號,進入CUS87的資料庫,進入相關的欄位,填入所代支的金額.而若代墊款回收時,則進入CUS87資料庫,登錄於下列欄位.
[a-9:收回支票的明細記錄欄區]
鍵輸時間:於收入支票或匯款入帳時,才可填入
INDEPO_DD: 託存入款支票的日期
支票託存日
(代支款回收或是應收款回收時,送存入(或託收)
銀行日期,以"YY/MM/DD"表示.)
INNERNAME: 付款廠商名
付款廠商名
(此欄一律填入付款支票人,或匯款人,中文簡稱.)
a.但如為港口報關行退款時,填入代碼
各港口的代碼如下:
基隆/"KEA",台北/"KEB",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
b.如為公司職員帳戶時,請填入"職員帳戶代碼"
c.如存款帳戶為公司授權帳戶時:
(如為開786-8公司帳戶支票時,填入"7868")
(如為開1519-1陳君帳戶支票時,填入"15191")
(如為自12253-3公司帳戶提現時,填入"122533")
(如為自12174-3劉君帳戶轉帳時,填入"121743")
(如為自12318-5王君帳戶轉帳時,填入"123185")
(如為自12181-4錢君帳戶轉帳時,填入"121814")
INCOME_DD: 付款支票日期
支票日期
(支票票面記載的兌現日期,以"YY/MM/DD"表示)
(如為現金或電匯入款時為存款日,以"YY/MM/DD"表示)
ID_ACCOUNT:存入款帳戶
存款入帳號
(不論託收或存入現金或電匯入款,所存入的帳號.)
(如為轉存入786-8公司支票帳戶時,填入"7868")
(如為轉存入1519-1陳君支票帳戶時,填入"15191")
(如為存入12253-3公司活存帳戶時,填入"122533")
(如為存入12174-3劉君活儲帳戶時,填入"121743")
(如為存入12318-5王君活儲帳戶時,填入"123185")
(如為存入12181-4錢君活儲帳戶時,填入"121814")
CASH_COLL: 存現或託收等存款方式
存款方式
(如為現金存入時,填"CASH")
(如為存入當日可兌現的本地交換票時,填入"CHECK")
(如為當日電匯入款時,填入"TT")
(如為自其它帳戶轉帳進款時,填入"TRAN")
(如為遠期票,或非本地票,而產生託收情況時,填入"COLL")
INBANKNAME:付款銀行名稱
付款銀行名
(票面記載之付款銀行(及分行)簡稱,如台中市第五
信用合作社復興分行,簡稱為填入"中五信復興")
(如電匯進款時,來款之電付款銀行(及分行)簡稱,
如台中市第五信用合作社復興分行,簡稱為填入
"中五信復興")
(如為公司所屬帳號間的轉帳行為時,填法如INCHECK_AC,填入
"轉入帳戶號碼加TRAN"如下.)
[如由786-8公司支票帳戶轉入時,填入"7868TRAN"]
[如由1519-1陳君支票帳戶轉入時,填入"15191TRAN"]
[如由12253-3公司活存帳戶轉入時,填入"122533TRAN"]
[如由12174-3劉君活儲帳戶轉入時,填入"121743TRAN"]
[如由12318-5王君活儲帳戶轉入時,填入"123185TRAN"]
[如由12181-4錢君活儲帳戶轉入時,填入"121814TRAN"]
INCHECK_AC:付款支票的帳號
付票的帳號
(如收存支票時,填入支票號碼,字軌不用填入.)
(如為現金存入時,填"CASH")
(如為當日電匯進款項時,填入"匯款人代碼或簡稱加TT")
如由給台中電匯進款時,填入"TCATT"
各港口的代碼如下:
基隆/"KEA",台北/"KEB",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
(如由其它帳戶轉入帳款時,填入"轉入帳戶號碼加TRAN"如下.)
[如由786-8公司支票帳戶轉入時,填入"7868TRAN"]
[如由1519-1陳君支票帳戶轉入時,填入"15191TRAN"]
[如由12253-3公司活存帳戶轉入時,填入"122533TRAN"]
[如由12174-3劉君活儲帳戶轉入時,填入"121743TRAN"]
[如由12318-5王君活儲帳戶轉入時,填入"123185TRAN"]
[如由12181-4錢君活儲帳戶轉入時,填入"121814TRAN"]
INCHECK_NO:付款支票號碼
付票的號碼
(如為支票時,填入存入的支票號碼,字軌不用填入.)
IN_AMOUNT: 付款金額
付票存入額
(填入實際存入的金額)
若是收入支票為合併多筆付款時,則可於CUS87資料庫中下列欄位,以下列的方式登錄.
[a-11:收回款項沖銷多(或單)筆代支款明細欄區]
鍵輸時間:此欄區於發生一筆進帳,需核銷多筆代支出帳款時
,才可填入
COMBINE: 付款轉入其他帳戶的檔案號碼
回收合併碼
(本欄限由管制人員或其帳務人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE欄聯用.)
(所收到的付款金額,並非祇有核銷本筆的應收帳款,
或代墊支付的金額;換言之,它可能為要沖銷好幾
筆的FILE_NO中所記錄的款項,則此情形時,這些同
時要被沖銷的檔案中的這個欄位,需填入所收到款
項存入的檔案號碼(FILE_NO).)
[範例如下:]
REMARK3:#12584($96897)=#12584($25756)+#16432($71141)
(存入檔號)(存入金額)= 檔號 (代支款) +檔號 (代支金額)
而於 #12584 及 #16432檔案中的COMBINE欄填入:12584 (存入檔號)
REMARK4:輸入一筆進款核銷多筆的核銷密碼.
核付備註3
(本欄限由管制人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE欄聯用.)
5-7-FF:
日常代墊款的項目登錄.
(核銷部份概論)
於相關的欄位中填入回收記錄後,行政經理也將於款項登帳存入銀行後,予進入CUS87資料庫中,予其核銷認定;反之,則代墊未回收的款項,將於每月的帳單中,會合併列入每月應收款的帳單中計收.
[a-10:收回支票的兌現核銷記錄欄區]
鍵輸時間:此欄區除了REMARK3欄位外,需管制人員才可填入
INNEGO_DD: 付款兌現入戶日期
存款兌現日
(請勿輸入,限由管制人員或其授權後才可填入.)
REMARK3: 付款備註事項,
核付備註3
(本欄限由管制人員或其帳務人員才可填入.)
(本欄可能會和 COMBINE欄聯用.)
(若所收到的付款金額,並非祇有核銷本筆的應收帳款,
或代墊支付的金額;換言之,它可能為要沖銷好幾
筆的FILE_NO中所記錄的款項,則此情形時,這些同
時要被沖銷的檔案中的這些欄位,需記錄於此欄中
而於COMBINE:(付款轉入其他帳戶的檔案號碼)中,
需填入所收到款項存入的檔案號碼(FILE_NO).)
[範例如下:]
REMARK3:#12584($96897)=#12584($25756)+#16432($71141)
(存入檔號)(存入金額)= 檔號 (代支款) +檔號 (代支金額)
而於 #12584 及 #16432檔案中的COMBINE欄填入:12584 (存入檔號)
5-7-GG:
日常代墊款的項目登錄.
(支出港邊部份)
於報關的帳務處理上,如果報關行的報關行接案(市區)的帳務,和港邊報關行的帳務,為分開記帳狀況時.則港邊日常理單代墊款的項目,則可以單獨為一帳單,由市區的報關行列為單獨的應付款項目,將其所有的款項合成一項,於港邊開帳後,登錄於CUS87的下列欄位中管理.
[a-5:應付港口通關費用明細資料欄區]
鍵輸時間:除PORT_CODE欄以外,於港邊帳單送來後,才登錄.
PORT_CODE: 結關港口代碼
港邊代碼 各港口的代碼如下:
基隆/"KEA",台北/"KEB",台中/"TCA",高雄/"KAA",
香港/"HXA",上海/"SHA",洛城/"LXA",舊金山/"SFR"
(如由台中,結關運往MANILA時,以"TCA")
MONTH_1: 付款港邊報關行的當月付款代碼.
付款港邊碼 (每月由帳務主管或管制員,編予付款的代碼
例如支付87年08月的第一次款時,填入"870801")
AGDEBIT_NO:港邊報關行的帳單號碼
港邊帳單號 (如為新促銷客戶時,則於帳單號碼後面加
填入"新")
(如果此帳單於審核有更改時,則帳單後面填入"改")
PAY_AGENT: 付款港邊報關行的金額
核付港邊額
REMARK1: 付款港邊報關行的備註事項
核付備註1 (本欄由管制員或其授權才可填入)
但於登錄的同時,請注意應將其港邊帳單中,所屬的項目,過帳到下列欄位中,才不會遺漏.
此項市區和港邊報關行,分開計帳的營業方式,因其業務獨立,易於授權管理的優點,故目前有90%以上報關業者採.
[a-14:本案件應收款帳單明細欄區]
鍵輸時間:此欄區於收到港邊帳單,或帳務人員開收應收帳款
時,帳務人員才可填入外.
IM_DUTY: 進口關稅
海關稅費
(填入所有除了海關規費以外的稅單金額總數.)
INSPECTFEE:檢驗局費用
檢驗雜費
(填入報驗行所轉請款的所有金額)
(如為TCA報驗時,填入所有的商檢局費單總數.)
BL_CFSFEE: 船公司費用
船運輸費
(填入所有船公司發票或收據金額總數.)
EXAMFEE: 查驗費用
驗貨費用
(例:對於查驗的案件,填入$1000的手續費用.)
RULERFEE: 報單規費
海關規費
(每申請一聯的副報單,每一聯海關收費$100)
(如有監視情形時,每一動作海關收費$450)
(每一申驗案件,海關收費$600)
(CY封條,每一條海關收費$100)
STORAGEFEE:倉庫費用
倉庫費用
(所有倉庫產生的費用金額總數.)
SGSFEE: 公證手續費
公證手續費
(例:對於公證的案件,每一案件收費$1000)
BROKERFEE: 報關費用
報關手續費
(請依報價單內容標準開列)
LABOR_LIFT:理貨工資 長單費用
理貨長單費
(請依報價單內容標準開列)
VISA_DOCUM:公會簽證費
公會簽證費
(請依商會或商檢局收據開列)
TYPEFEE: 鍵輸費
鍵輸費用
(例:每筆為$200)
SPECIALFEE:雜支費用
雜項費用
(請依主管於檔案封面批註收取,並應於PACKAGE
包裝記要欄中記錄摘要.)
POSTAGE: 郵資或卡車費
郵遞卡車費
(請依主管於檔案封面批註收取)
(或依實際收據或發票開計)
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-8:帳務人員對廠商或港邊費用的授信額度管理指令群解說 <<TOP>>
於5-7節中筆者所討論的要項,均著重於”如何登錄”代墊款數據,但是這些登錄完成的數據資料,應如何才能產生流程管理的效用,帳務人員如何”立刻”的提供這些帳務數據或變化的資料,給各級已獲得授權知閱本項資料的主管,或行政經理為決策或判斷的參考,或者對擬墊支款提出不安全的預先警告給各級主管,才為代墊款資料登錄的目的之一.
一般報關行所需要的授信額度資料有下列三項:
第一:為代某指名的廠商所墊付的費用金額.
(包含已開出帳單的帳款金額,及代為墊付的船(空運)公司運費)
第二:為某指名的已承做廠商案件,但未開出帳單的費用金額.
第三:為某指名的已承做之港邊案件,但未開出應付款帳單金額.
這三項資料往往為報關行各級主管於決策研判某指名的廠商授信額度所必須的資訊.以下所介紹的為CUS87資料庫眾多的指令群中,客運用為管理此三項授信額度資料.
5-8-1:回報任一特定廠商每月(指定將擬結帳月)已列帳
登錄部份的應收款總金額.
於完成
5-7-BB:
日常代墊款的項目登錄.
(支出部份)
5-7-FF:
日常代墊款的項目登錄.
(核銷部份概論)
兩個節中的數據資料登錄程序後,帳務員若擬查尋尚未開出帳單給
廠商,但是已承辦案件之將於「下一擬結帳月代碼」開列帳單之總金
額前,讀者應先完成第
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-5:電腦帳務CUS87的換算式指令群介紹.
部份的如下換算式指令運算,
.REPLACE ALL FIGURE1 WITH 1
(替換出所有的統計數單筆為1)
.REPLACE ALL SHALL_DUTY WITH ISSU_INV * 0.05
(替換出所有的發票稅金,例如營業稅為5%時,則為 0.05)
.REPLACE ALL MUST_RCV WITH IM_DUTY+INSPECTFEE+BL_CFSFEE+
VISA_DOCUM+TYPEFEE+SPECIALFEE+POSTAGE+SHALL_DUTY-HAD_PAID
(替換出所有的應收帳款)
.REPL ALL CAN_PROFIT WITH EXAMFEE+RULERFEE+STORAGEFEE+
(替換出所有的稅前毛利)
後於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PAYER TO PAYER
.SUM MUST_RCV FOR PAYER=”指定要查尋的廠商代碼” .AND.
MONTH=" "(或指定將擬結帳月的”付款代碼”)
則所得到的數據,為某一”指定的廠商”於”擬結帳月代碼”,已登錄尚未開列帳單的總金額.
5-8-2:回報代任一特定廠商 "代支帳款(或墊支的船
公司費用) 尚未收回總額"
於完成
5-7-CC:
日常代墊款的項目登錄.
(現金支出部份)
5-7-DD:
日常代墊款的項目登錄.
(支票支出部份)
5-7-EE:
日常代墊款的項目登錄.
(收入部份)
5-7-FF:
日常代墊款的項目登錄.
(核銷部份概論)
四個節中的數據資料登錄程序後,帳務員若擬查尋”某一指定的廠商”代墊款尚未回收的總金額時,
可於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PAYER TO PAYER
.SUM OUT_AMOUNT FOR PAYER=”指定要查尋的廠商代碼” .AND.
REMARK3=" " .AND. INCHECKNO=" "
則所得到的數據為某一指定的廠商代墊款尚未回收的總金額.
5-8-3:回報每月(指定將擬結帳月)已暫預付款給港邊的
結算額.
於完成
5-7-GG:
日常代墊款的項目登錄.
(支出港邊部份)
於dbase中執行下列指令,如要列印時,請備妥列表機條件.
.USE CUS87
.INDEX ON PORT_CODE TO PORTCODE
.SUM PAY_AGENT FOR MONTH_1=”87080” (或指定將擬結帳月的
”付款代碼”)
則所得到的數據為擬結帳月份已暫付款給港邊的結算金額.
伍.報關行帳務人員的流程管理
營業稅或營業所得稅的申報,帳務人員需依爺各項稅捐法規的規定辦理,本章祇就一般的事項,做重點的提示說明.
帳務人員於CUS87資料庫中,下列欄位填入發票的資料後,則於每兩個月一次的營業稅申報中,不得逾於14日申報,以免逾期受罰.
[a-15:本案件應開發票款明細欄區]
鍵輸時間:此欄區於收到港邊帳單,或帳務人員開收應收帳款
時,帳務人員才可填入外.
ISSU_INV: 本帳單需開發票金額
應開發票額
(以上的欄位之金額,若未能檢附原始發票或憑證
時,其差額一律開付公司的發票.)
HAD_PAID: 已預付款
已預付款額
(若客戶已先付款時,填入其金額)
(若已先付款項,並非登錄於本筆檔案的應收款欄
位時,應於PACKAGE欄中,標示出其登載預收入
款的檔案號碼.)
報關行因為屬於服務業,換言之,於進項的項目中,幾乎除了原料的消耗外,如印刷費用,汽油費用,運輸費用,生財設備維護,等項目外,可以說進項發票可以折抵的項目,非常的少.但是法定可以折抵的部份,則可於報稅時扣抵.
雖然於筆者書篆本書前,於所採訪的報關業者中,幾乎所有的報關行的涉國稅局(稅捐稽徵處)的外帳皆交由會計師(記帳業者)整理,故報關行的帳務人員並不自行記錄營銷帳簿,而僅需負責將每月的開出發票輯冊,及因支出而得到的進項發票輯冊,交給會計師(記帳業者)整理報稅,其餘的帳冊登錄及會計傳票製冊等,可以說都不必負登錄報稅之責.
但是報關行的帳務人員卻不能因為無需親自記帳報稅,而致對相關的報關行營業稅捐稽徵事項,都毫不知情,筆者有見於此一般報關行帳務人員普遍之此項共同缺點,故於本書第十章10-41,及10-42兩節中,附錄營業稅法及營業人開立銷售憑證時限表及營業稅法施行細則,供報關行的帳務人員研讀,並依其法條規定事項執行帳務的流程管理.
伍.報關行帳務人員的流程管理
5-10-AA:
每月結算後營業資產分怖統計.
帳務人員於每月於應收款帳單全部開出,每一家廠商應收款的數據,全部過帳登錄於CUS87的資料庫,而且應付款港邊的費用,及應付市區薪資金額,全部計算出來後,可以依下列的指令群,進行盤點式的結算統計,則此時每個一次所盤點,得到的數據較精細,於填入
5-10-AA-(1) <每月結算後營業資產分怖統計表>後,此種統計方式,所得結果亦相對的較為逼真.
於以下的解說中,為使讀者易懂,所以於月份代碼,銀行帳戶代碼,或職員代碼上,均於同一演算例中,以多種不同的代碼演練,以逼進實務的目標.
<期間的經辦筆數統計>
.SUM FIGURE1 FOR CLOSEDATE>="YY/MM/DD" .AND. CLOSEDATE
<="yy/mm/dd"
(計算於某一日期間的經辦筆數)
<就服務項目區分案件之毛利統計>
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="IM" .AND. MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, "進口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="AI" .AND. MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, "空運進口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="AE" .AND. MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, "空運出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="TR" .AND. MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, "轉口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="OR" .AND. MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, "其它服務"的案件毛利)
<就服務項目,及職員代碼區分案件毛利統計>
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="SHU" .AND.
MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, 職員孫於 "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="LI " .AND.
MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, 職員林君於 "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="CH " .AND.
MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, 職員陳於 "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="HUA" .AND.
MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, 職員黃於 "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="陳員代碼" .AND.
(於某一"應收款代碼"下, 職員陳秀於 "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="王員代碼" .AND.
(於某一"應收款代碼"下, 職員王慧於 "出口"的案件毛利)
<如有其它出口職員時>
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="EX" .AND. STAFF="職員代碼" .AND.
MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, 某一職員代碼於 "出口"的案件毛利)
.SUM CAN_PROFIT FOR ITEM="IM" .AND. STAFF="L " .AND.
MONTH=87070
(於某一"應收款代碼"下, 職員林玲於 "進口"的案件毛利)
<應收未收款額統計>
.SUM OUT_AMOUNT FOR REMARK3=" " .AND. INCHECKNO=" " .AND.
(應收未收款總金額;含運費代墊款,及已開帳應收未收帳單款)
.SUM OUT_AMOUNT FOR OUTREASON="YYMM?DBT" .AND. REMARK3=" "
.AND. INCHECKNO=" " .AND. OUT_AMOUNT<>0
(應收款用途欄為"YYMM?DBT"之應收未收款總金額;可以追蹤
每個月份的應收未收款額 ,只需填入不同的 "YYMM?DBT"代碼
,就可以區分出來.)
(含運費代墊款,及已開帳應收未收帳單款)
<已收未兌款額統計>
.SUM IN_AMOUNT FOR INNEGO_DD=" " .AND. ID_ACCOUNT=122533
(統計已託收或存入銀行,特定帳號中,但未兌現的金額,)
(公司的所有款項(含進帳所有支票/ 現金,均存入五信復興
122533 的活存帳號)
<應轉帳到特定支票帳戶,但未轉帳的統計>
.SUM OUT_AMOUNT FOR O_ACCOUNT=15191 .AND. OUTNEGO_DD=" "
(已開出支票,但是卻未轉帳,統計此應轉帳到支票帳戶15191
的總金額.)
.SUM OUT_AMOUNT FOR O_ACCOUNT=7868 .AND. OUTNEGO_DD=" "
(已開出支票,但是卻未轉帳,統計此應轉帳到支票帳戶7868
的總金額.)
<船公司費用轉入帳單計收的金額統計>
.SUM BL_CFSFEE FOR ITEM="EX" .AND. MONTH=YYMM? .AND.
(INCHECKNO=" " .OR. REMARK3=" ")
(應收款代碼 "YYMM?"於出口部份,在代墊船公司費用,轉入帳
單計收的金額)
<於YYMM?下依服務項目區分,應付港邊報關行費用>
.SUM PAY_AGENT FOR ITEM="EX" .AND. MONTH_1=YYMM?
(應付款代碼 "YYMM?"於出口部份,應支付港邊報關行的費用
總金額)
.SUM PAY_AGENT FOR PORT_CODE="港口代碼" .AND. ITEM="EX"
.AND. MONTH_1=YYMM?
(應支付港邊報關行,於付款代碼為 "YYMM?"出口部份,應支付
港邊報關行的費用總金額)
SUM PAY_AGENT FOR ITEM="IM" .AND. MONTH_1=YYMM?
(應付款代碼 "YYMM?"於進口部份,應支付港邊報關行的費用
總金額)
.SUM PAY_AGENT FOR PORT_CODE="港口代碼" .AND. ITEM="IM"
.AND. MONTH_1=YYMM?
(應支付港邊報關行,於付款代碼為 "YYMM?"進口部份,應支付
港邊報關行的費用總金額)
<其它欄位的收入金額統計>
.SUM EXAMFEE FOR ITEM="EX" .AND. MONTH=87070
(YYMM?應收帳單中,出口項目的查驗費用欄總金額)
.SUM SGSFEE FOR ITEM="EX" .AND. MONTH=87070
(YYMM?應收帳單中,出口項目的公證費用欄總金額)
.SUM TYPEFEE FOR ITEM="EX" .AND. MONTH=87070
(YYMM?應收帳單中,出口項目的鍵輸費用欄總金額)
.SUM SPECIALFEE FOR ITEM="EX" .AND. MONTH=87070
(YYMM?應收帳單中,出口項目的雜支費用欄總金額)
5-10-AA-(1): 每月結算後營業資產分怖統計表.(範例用)
帳務人員於將上面所取得的數據,逐一填入以下統計表中,可顯示出所經營報關行每月資產分佈狀況,可供行政經理長期調整營業驅向的參考,並可作為長期資金部局的調度指標.
5-9-AA-(1).<每月結算後營業資產分怖統計表>:
A:已開帳應收未收款總額:-------------------->$_____________
已託收存入#122533帳戶,但未兌現款總額:--->$_____________
#122533存簿目前金額:---------------------->$_____________
#121814存簿目前金額:---------------------->$_____________
#123185存簿目前金額:---------------------->$_____________
#上期轉入其它帳戶總金額:(明細如下)------>$_____________
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#121743__存簿目前金額:$_____________)
.................................小計A項額:$_____________
B.#7868已開支票應轉帳未轉帳金額:--------->$____________
#15191已開支票應轉帳未轉帳金額:----------->$____________
其它應攤提未轉出的支出金額:(明細如下)---->$_________
應攤提:勞保費$_______________
應攤提:健保費$_______________
應攤提:電話費$_______________
應攤提:汽油費$_______________
應攤提:郵資費$_______________
應攤提:營業稅(單用)$_________
應攤提:營業稅(雙月)$_________
應攤提:水電費$_______________
應攤提:薪資$_________________
應攤提:雜支$_________________
應攤提:貸款利息支出$_________
應攤提:_______________________
應攤提:_______________________
................................小計B項總金額:$____________
==========================================================
統計結算後本期的資產總額:$________________
減 統計結算後上期的資產總額:$________________
本期營業資產帳面盈虧額:$_______________
5-10-AA-(2): 每月結算後營業資產分怖統計表.(套算用)
A:已開帳應收未收款總額:----------------------->$__________
已託收存入指定#___活儲帳戶,但未兌現款總額:->$__________
#______存簿目前金額:------------------------>$__________
#______存簿目前金額:------------------------>$__________
#_______存簿目前金額:----------------------->$__________
#上期轉入其它帳戶總金額:(明細如下)--------->$___________
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
.................................小計A項總額:$__________
B.#______支票帳戶已開支票應轉帳未轉帳金額:-------->$________
#______支票帳戶已開支票應轉帳未轉帳金額:-------->$________
其它應攤提未轉出的支出總金額:(明細如下)------>$_________
應攤提:勞保費$_______________
應攤提:健保費$_______________
應攤提:電話費$_______________
應攤提:汽油費$_______________
應攤提:郵資費$_______________
應攤提:營業稅(單用)$_________
應攤提:營業稅(雙月)$_________
應攤提:水電費$_______________
應攤提:薪資$_________________
應攤提:雜支$_________________
應攤提:貸款利息支出$_________
應攤提:_______________________
應攤提:_______________________
應攤提:_______________________
................................小計B項總金額:$__________
=========================================================
統計結算後本期的資產總額:$________________
減 統計結算後上期的資產總額:$________________
================================================
本期營業資產帳面盈虧額:$_______________
5-10-AA-(3): 累計到目前為止營業資產盈虧記錄表
於上表計算最後所得的數據 "本期營業資產帳面盈虧額:$__"
帳務人員將之按序填入後,則會呈現出每月的統計資產數據變化,可供行政經理,調整營業方向之用途.
5-10-AA-(2).<累計到目前為止營業資產盈虧記錄表>:
(YYMM? )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
( )本期資產總額:$____________ 盈虧額$______________
5-10-BB: 每天結算後營業資產分怖統計.
每天的結算統計可能會因帳務人員和行政經理兩個對象職務管理目標不同,而略有差異.
AA:帳務人員之每天結算後營業資產分怖統計:
帳務人員於每天於銀行帳,經行政經理核銷後,可以下列的指令群,進行結算統計,此種統計方式,所得結果較粗糙,但是亦可窺見原樣幾分.倘若未核銷銀行帳目前,則所得的數據資料,將會豪無統計含意可言.以下的解說中為使讀者易懂,所以於月份代碼,銀行帳戶代碼,或職員代碼上,均於同一演算例中以多種不同的代碼演練實務為目標.
<應轉帳到特定支票帳戶,但未轉帳的統計>
.SUM OUT_AMOUNT FOR O_ACCOUNT=7868 .AND. OUTNEGO_DD=" "
(已開出支票,但是卻未轉帳,統計此應轉帳到支票帳戶7868
的總金額.)
.SUM OUT_AMOUNT FOR O_ACCOUNT=15191 .AND. OUTNEGO_DD=" "
(已開出支票,但是卻未轉帳,統計此應轉帳到支票帳戶15191
的總金額.)
<已收未兌款額統計>
.SUM IN_AMOUNT FOR INNEGO_DD=" " .AND. ID_ACCOUNT=122533
(統計已託收或存入銀行,特定帳號中,但未兌現的金額,)
(公司的所有款項(含進帳所有支票/ 現金,均存入五信復興
122533 的活存帳號)
<應收未收款額統計>
.SUM OUT_AMOUNT FOR REMARK3=" " .AND. INCHECKNO=" " .AND.
(應收未收款總金額;含運費代墊款,及已開帳應收未收帳單款)
<於YYMM?下,應付港邊報關行費用>
.SUM PAY_AGENT FOR MONTH_1=YYMM?
(應付款代碼 "YYMM?",應支付港邊報關行的費用[誇大]總金額)
.SUM PAY_AGENT FOR MONTH_1=YYMM? .AND. PAY_AGENT>0
(應付款代碼 "YYMM?",於剃除可退款下,應支付港邊報關行的費
用[保守]總金額)
.SUM MUST_RCV FOR MONTH=87070
(應付款代碼"YYMM?"已登錄,但未列印開帳總金額)
5-10-BB-(1):每天核銷後營業資產分怖統計表.(範例用)
帳務人員可以將上面所得到的數據資料,填入下表中,以呈現出每日核銷後的資產分佈狀況.
5-10-BB-(1).<每天核銷後營業資產分怖統計表>:
A:已開帳應收未收款總額:-------------------->$___________
已託收存入#122533帳戶,但未兌現款總額:--->$___________
已登錄,但未列印帳單,應收未收款總額:---->$_____________
#122533存簿目前金額:---------------------->$__________
#121814存簿目前金額:---------------------->$__________
#123185存簿目前金額:---------------------->$__________
#目前轉入其它帳戶總金額:(明細如下)------>$____________
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#121743__存簿目前金額:$_____________)
.................................小計A項總額:$__________
B.#7868已開支票應轉帳未轉帳金額:----------->$___________
#15191已開支票應轉帳未轉帳金額:---------->$___________
#已登錄,但未開帳,應付港邊報關行金額:---->$____________
................................小計B項總金額:$_________
========================================================
統計結算後本日的資產總額:$________________
減
統計結算後上次的資產總額:$________________
================================================
本日營業資產帳面盈虧額:$_______________
5-10-BB-(2):每天結算後營業資產分怖統計表.(套算用表)
A:已開帳應收未收款總額:----------------------->$__________
已託收存入指定#___活儲帳戶,但未兌現款總額:->$__________
#______存簿目前金額:------------------------>$__________
#______存簿目前金額:------------------------>$__________
#_______存簿目前金額:----------------------->$__________
#上期轉入其它帳戶總金額:(明細如下)--------->$___________
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
(#__________存簿目前金額:$_____________)
.................................小計A項總額:$__________
B.#______支票帳戶已開支票應轉帳未轉帳金額:-------->$________
#______支票帳戶已開支票應轉帳未轉帳金額:-------->$________
其它應攤提未轉出的支出總金額:(明細如下)------>$_________
應攤提:勞保費$_______________
應攤提:健保費$_______________
應攤提:電話費$_______________
應攤提:汽油費$_______________
應攤提:郵資費$_______________
應攤提:營業稅(單用)$_________
應攤提:營業稅(雙月)$_________
應攤提:水電費$_______________
應攤提:薪資$_________________
應攤提:雜支$_________________
應攤提:貸款利息支出$_________
應攤提:_______________________
應攤提:_______________________
應攤提:_______________________
................................小計B項總金額:$__________
=========================================================
統計結算後本期的資產總額:$________________
減 統計結算後上期的資產總額:$________________
================================================
本期營業資產帳面盈虧額:$_______________
5-10-BB-(3): 累計到目前為止營業資產盈虧變化記錄表
於上表計算最後所得的數據 "本期營業資產帳面盈虧額:$__"
帳務人員將之按序填入後,則會呈現出每日的統計資產數據變化,可供行政經理,短線操盤調度的參考用途.
5-10-BB-(3).<累計到目前為止營業資產盈虧變化記錄表>
(YY/MM/DD )統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
(___/___/___)統計資產總額:$____________ 盈虧$____________
BB:行政經理之每天結算後營業資產分怖統計:
若行政經理因平日業務煩忙時,本項逐日統計數據的職務,可能會委由帳務人員逐日填報給行政經理參考,以減輕行政經理業務負擔.
行政經理可於每日收入款及支出款全部登錄數於CUS87後,可以下列的指令群,進行概略性的結算統計.此種統計方式所得結果因未將區間的營業成本列入計算,所以除對總資產的正確性較未能正確反應外,但可提供行政經理對所管轄的報關行,每日之營業概況及資產分佈等變化能很輕易得到整體的概念,對於突發性的議案研判會較有幫助.
A.[期間的統計數據]
a-1:統計應收未收款總金額.
(含運費代墊款,及已開帳應收未收帳單款)
.SUM OUT_AMOUNT FOR REMARK3=" " .AND. INCHECKNO=" "
a-2:統計應收未收款中列入公司特定帳戶營業成本開銷
中之總卑金額.
.SUM OUT_AMOUNT FOR REMARK3=" " .AND. INCHECKNO=" " .AND.
PAYER= "特定營業成本開銷帳戶代碼"
a-3:統計已託收或存入銀行,特定帳號中,但未兌現的
總金額.
.SUM IN_AMOUNT FOR INNEGO_DD=" " .AND. ID_ACCOUNT="特定帳號
代碼"
a-4:統計已開出支票,但是卻未轉帳到支票帳戶????的
總金額.
.SUM OUT_AMOUNT FOR O_ACCOUNT=???? .AND. OUTNEGO_DD=" "
B.[期間的統計概數]
b-1:統計於某一期間的經辦筆數.
.SUM FIGURE1 FOR CLOSEDATE>="起始年月YY/MM/01"
.AND. CLOSEDATE<="迄止年月YY/MM/DD"
b-2:統計應收款月份代碼”YYMM?”,於指定的應收款服
務項目代碼部份,在代墊船公司費用項下,已轉入
每月帳單合併報關手續費計收的金額.
.SUM BL_CFSFEE FOR ITEM="應收款服務項目代碼" .AND.
MONTH=YYMM? .AND. INCHECKNO=”YYMM?”
b-3:統計應付款月份代碼"YYMM?",於指定的應收款服
務項目部份,應支付港邊報關行的費用總金額.
.SUM PAY_AGENT FOR ITEM="應收款服務項目" .AND. MONTH_1=
應付款月份代碼YYMM?
5-10-BB-(4) 每日結算後營業資產分怖統計表:
A.[期間的統計數據]
A:已開帳應收未收款總額:----------------->$__________
(+) B:已託收存入指定存簿帳戶,但未兌現款總額:à$_________
(明細如下)
#___存簿目前金額:$__________
#___存簿目前金額:$__________
#___存簿目前金額:$__________
(+) C:各存簿帳面總金額:---------------------->$_________
(明細如下)
#___存簿目前金額:$___________
#___存簿目前金額:$___________
#___存簿目前金額:$___________
(+) D:統計應收款月份代碼”YYMM?”,於指定的應收款服務項目代碼部份,在代墊船公司費用項下,已轉入每月帳單合併報關手續費計收的金額.-------------------------à$__________
(-) E:已開支票應轉帳未轉帳總金額:------------>$__________
(明細如下)
#___支票帳戶已開支票應轉帳未轉帳金額:$________
#___支票帳戶已開支票應轉帳未轉帳金額:$________
(-) F:統計應收未收款中列入公司特定帳戶
營業成本開銷中之總卑金額:-------------à$__________
============================================================
統計結算後得到本日的資產總額:$________________
減 到前次統計結算日的資產總額: $________________
=====================================================
本日營業資產帳面盈虧額:$_______________
B.[期間的統計概數]
b-1:統計於某一月份期間的經辦筆數.---à_______筆
b-2:統計應收款月份代碼”YYMM?”,於指定的應收款服
務項目代碼部份,在代墊船公司費用項下,已轉入
每月帳單合併報關手續費計收的金額.--à$______
b-3:統計應付款月份代碼"YYMM?",於指定的應收款服
務項目部份,應支付港邊報關行的費用總金額.
----------------------------------à$_______
5-10-BB-(5) 定期或不定期結算後營業資產分怖統計表:
於上列就每天或每月的結算統計數據,是最能清晰掌握報關行經營現況的資料統計作業方式,但是於實務上筆者所參訪的報關業者中鮮少有如此之人事編制,故經營者往往只會於報關業務閒暇時,才會抽空以定期或不定期的方式進行營業資產統計,針對此狀況筆者建議帳務人員以下表之統計方式進行營業資產的分怖統計,並可藉呈帳務主管或行政經理,得以最少的管理時間瞭解其所經營的報關行之財務狀況.
定期或不定期結算後營業資產分怖統計表資料指令:
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統計日期 |
填入統計日日期以” 年年/月月/日日 “表示 |
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本月迄今經辦筆數 |
SUM FIGURE1 FOR CLOSEDATE>=”YY/MM/DD(起始日)” .AND. CLOSEDATE <=”yy/mm/dd(結束日)” |
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(加)活存#122533餘額 |
填入統計日銀行刷印出最新資料,且經主管核銷確認無誤後的存簿餘額 |
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(加)活儲#121743餘額 |
- 同上 - |
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(加)活儲#123185餘額 |
- 同上 - |
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(加)活儲#121814餘額 |
- 同上 - |
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(加)已託收尚未兌現額 |
#122533 |
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#121743 |
SUM IN_AMOUNT FOR ID_ACCOUNT=121743 .AND. INNEGO_DD=” “ |
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(加) 已開帳單 未收款額
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#前上個月未收回帳款額 |
SUM OUT_AMOUNT FOR OUTREASON=”89050 DBT(前上月結應收帳款代碼)” .AND. REMARKS=” “ .AND. INCHECKNO=” “ |
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#前個月未收回帳款額 |
SUM OUT_AMOUNT FOR OUTREASON=”89060 DBT(前個月結應收帳款代碼)” .AND. REMARKS=” “ .AND. INCHECKNO=” “ |
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#這個月未收回帳款額 |
SUM OUT_AMOUNT FOR OUTREASON=”89070 DBT(這個月結應收帳款代碼)” .AND. REMARKS=” “ .AND. INCHECKNO=” “ |
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(加) 代墊款不月結應催收,但尚未回收款額 |
陸海空運費 |
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商港建設費 |
.AND. INCHECKNO=” “ |
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領事簽證費 |
.AND. INCHECKNO=” “ |
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雜項代支費 |
.AND. INCHECKNO=” “ |
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或是不以上彙總額 |
四式分類之 |
已開帳單未收款額 |
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(加)轉列入#____月份帳單月結待收款額 |
進口 |
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出口 |
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(減) 已開出支票尚未來兌額 |
#15191 |
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#7868 |
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(減) 應付港口費用尚未付額 |
月帳款 |
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進口款 |
需以人工統計我方已自進口商處預收進口款, 但是尚未付款給港口代理行案件中,港邊之可能包含運費、倉儲及關稅代墊款總額 |
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(減) 應付#_____月份薪資額 |
天數 |
填入本月份到統計日之實際天數 |
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金額 |
上月之應發薪資額 ÷ 30天 × 本月份到統計日之實際天數 |
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(減) 應付#_____月勞健保費 |
天數 |
填入本月份到統計日之實際天數 |
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金額 |
上月之應繳勞健額 ÷ 30天 × 本月份到統計日之實際天數 |
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(減) 進口案件已預收款但尚未開出帳單額 |
需以人工統計我方已自進口商處預收進口款總額 , 且該款已存儲 / 匯入我方帳戶, 不論該案件我方是否已付款或尚未付款給港口代理行 |
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本期統計餘額 |
上列加減項之總額 |
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和前次統計比較值 |
本次統計餘額 減 前次統計餘額 |
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和前期統計比較值 |
本期統計餘額 減 前期統計餘額 |
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5-10-BB-(5) 定期或不定期結算後營業資產分怖統計表:
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統計日期 |
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本月迄今經辦筆數 |
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(加)活存#122533餘額 |
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(加)活儲#121743餘額 |
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(加)活儲#123185餘額 |
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(加)活儲#121814餘額 |
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(加)已託收尚未兌現額 |
#122533 |
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#121743 |
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(加) 已開帳單 未收款額 |
前上期未收款 |
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前期未收款 |
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本期未收款 |
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(加)代墊款不月結應催收,但尚未回收款額 |
陸海空運費 |
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商港建設費 |
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領事簽證費 |
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雜項代支費 |
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或不以上式分類之彙總額 |
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(加)轉列入#____月份帳單待收款 |
進口 |
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出口 |
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(減)已開出支票尚未來兌額 |
#15191 |
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#7868 |
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(減)應付港口費用尚未付額 |
月帳款 |
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進口款 |
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(減)應付#_____月份薪資額 |
天數 |
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金額 |
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(減)應付#_____月勞健保費 |
天數 |
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金額 |
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(減)進口案件已預收款 |
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本期統計餘額 |
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和前次統計比較值 |
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和前期統計比較值 |
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伍.報關行帳務人員的流程管理
報關行的客戶群中,往往同業客戶重疊性很強,而於帳務人員經手的資料中,彙總了所有案件的資料及表格,於開列帳單時,需併夾出許多的墊支款單據,這些單據中幾乎包含了所有的通關資訊;倘若甲出口商的客戶資料,因報關行的帳務人員因對文件的管理不妥善,那怕是無意間的流失到乙出口商手上,則其中所記錄的商業機密,多少會對甲出口商的生意造成傷害;
即若兩家客戶無利害關係,但若一旦發生此種資料外洩情形時,則亦會對報關行的管理形象,大打折扣,於安全的思考之下,則甲乙兩家出口商會切斷對此洩漏資料的報關行的出口報關商務委託. 於報關行帳務人員於開帳的作業中,需強烈的貫徹執行安全管制要求,更要有執行的決心.
每一家的報關行於業務進行中,雖然都會因每家的情況而異,但都會訂有資料作業安全的規模,以下為防止資料外洩的幾項重點:
一. 所經辦的案件,要嚴格的自我要求,務必要正確的,立刻的將任一張憑證歸置到正確的檔案夾中,不可於理單程序結束後,隨意於桌面丟置,等到有空時,再來歸夾入正確的檔案中.更不可以將甲出口商的A案件資料,錯夾到甲出口商的B案件中,或將甲出口商的資料錯夾到乙出口商的檔案夾中.
二.報關行的檔案夾應可區分為下列幾項,其中涉及帳務人員
的部份以略黑字體表示:
已來資料待通知結關日的案件;(須帳務人員建檔編號)
已確定結關日等鍵輸列印通關文件的案件;
已結關等待列印輯印押匯文件的案件;
已送出押匯文件,等待補充運費或雜支發票,待轉移
給帳務單位的案件;
等待修改資料的已理單完畢的案件;
已理單完畢,等待港邊帳單送來合併開列帳單的案件;
(須等帳務人員開列帳單)
已開列帳單完畢,等待帳務主管或行銷主管(員)核銷
的案件; (須主管人員核銷)
集中等待每月一次彙總遞送向客戶請領報關費.
所有通關押匯理單及帳務作業都完成,應於檔案室中
依序排列的案件;
涉及法律異議或訴訟情況,需等行政裁判或司法審判
的案件.
三.不同的出口廠商或機關,僅管其彼此認識,除非資料的擁
有一方主動授權通知可以傳真(送)給其指定的另一家廠商或機關,否則帳務人員應嚴格把守不得主動向資料擁有一方提出.或未於其主動通知授權傳真(送)情況下,傳真(送)給其指定的另一家廠商或機關;
這裏所講的資料包括了
a.有形的表格:如信用狀,或是提單,或是商業發票,或是包裝明細,或是出口報單,或是退稅清表;
b.和無形的通關資訊:如結關數量,包裝方式,結關日,結關場地,貨櫃號碼,下貨單號碼,報單號碼,船名航次,船運(攬貨)公司,托(運)車行名稱或電話.
一. 除了公司的共同往來客戶群的資料冊外,不論任何人除非授權外,不得私自以任何方式登錄於公司的檔案夾以外的其它簿記或小冊或電腦媒體上.
二. 於將每月的帳單輯錄時,更應依客戶別確時的區分,不可誤將甲廠商的帳單資料,遞送到乙廠商手中,尤其若報關行對不同的客戶,採行差別報價時,則更需小心謹慎,以免引起客戶抱怨而斷失商機.